Zpracování osobních údajů (GDPR)

Informace ke zpracovávání osobních údajů v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), dále jen „Nařízení“.

Statutární město Zlín a jeho orgány zpracovávají osobní údaje občanů, klientů, návštěvníků, účastníků řízení, obchodních partnerů a dalších fyzických osob, s kterými vejde do styku v rámci své působnosti. Tyto infomrace slouží k zajištění plné a transparentní informovanosti o zpracovávání osobních údajů.

1. Právní úprava zpracování

a) za osobní údaje se považují veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (subjektu údajů). Identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor,

b) zpracováním se rozumí jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů (shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení),

c) správcem se rozumí osoba určující účel a prostředky zpracování – statutární město Zlín,

d) subjektem údajů je fyzická osoba, jejíž údaje jsou zpracovávány.

2. Jaké osobní údaje fyzických osob (dále také „osoby") statutární město Zlín shromažďuje a zpracovává?

Osobní údaje zpracovává statutární město Zlín pro účely v oblasti

a) samostatné působnosti - § 7 odst. 1 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), dále také „zákon o obcích“,

b) přenesené působnosti - § 7 odst. 2 zákona o obcích,

zejména v rozsahu

• identifikační údaje – osobní údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci osoby,
• kontaktní údaje – osobní údaje umožňující kontakt,
• jiné údaje – zpravidla v pracovněprávních vztazích,
• údaje umožňující nepřímou identifikaci osob – např. IP adresa,
• zvláštní kategorie osobních údajů – jedná se např. o oblast pracovněprávních vztahů (členství v odborech, zdravotní stav) či biometrických údajů,
• audio, video nebo fotografický záznam - z veřejně přístupných akcí pořádaných statutárním městem Zlínem; kamerový systém - informace o monitorování budov nebo prostranství zde.

3. Z jakých zdrojů jsou osobní údaje získávány?

• přímo od fyzických osob, tzn. zpravidla ze žádostí, podnětů, správních a daňových řízení apod.,
• z veřejně přístupných rejstříků, seznamů a evidencí (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, katastr nemovitostí, apod.),
• z veřejně nepřístupných rejstříků – Registr obyvatel, Registr osob, Registr územní identifikace a nemovitostí apod.,
• od dalších správců osobních údajů, pokud tak stanoví zvláštní předpis (správní řád, zákon odpovědnosti za přestupky a řízení o nich, občanský soudní řád apod.).

4. K jakým účelům jsou osobní údaje zpracovávány?

Jedná se o zákonné zpracování stanovené právními předpisy Unie nebo ČR a je nezbytné

• pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů
• pro splnění právní povinnosti,
• pro splnění úkolu prováděného při výkonu veřejné moci, kterým je pověřeno statutární město Zlín;
• pro účely oprávněných zájmů statutárního města Zlína,
• pro ochranu životně důležitých zájmů osob nebo jiné fyzické osoby.

Právním základem zpracování v rámci přenesené a samsotatné působnosti je zejména zákon o obcích.

b) Zákonné zpracování se souhlasem osoby – viz čl. 6 odst. 1 písm. a) Nařízení:

Osobní údaje zpracovávané se souhlasem jsou uvedeny vždy v písemném, nezpochybnitelném souhlasu se zpracováním osobních údajů, který lze udělit statutárnímu městu Zlínu, pokud jsou nezbytné pro plnění úkolů a jejichž poskytnutí neupravuje právní předpis Unie nebo ČR.

• souhlas je zákonným titulem pro zpracování osobních údajů pouze tehdy, nelze-li ustanovit jinou zákonnost zpracování osobních údajů.

Osobní údaje nejsou zpracovávány k jinému účelu, než ke kterému byly určeny.

5. Jací jsou případní příjemci nebo kategorie příjemců osobních údajů?

Statutární město Zlín poskytuje osobní údaje příjemcům na základě příslušných právních předpisů (např. ministerstvům a jiným ústředním orgánům, zdravotním pojišťovnám, České správě sociálního zabezpečení, finančním úřadům, úřadům práce), dále pak smluvním stranám, které jsou účastníky smluvních vztahů, zdravotnickým zařízením, pojišťovnám, veřejnosti v případech, kdy jsou informace povinně zveřejňovány prostřednictvím úřední desky, účastníkům správních řízení, žadatelům, příp. dalším oprávněným subjektům s ohledem na specifická zpracování. Příjemcem osobních údajů nejsou subjekty, jejichž činnost nesouvisí s činnostmi statutárního města Zlína, ledaže by s tím subjekt údajů vyslovil souhlas.

Statutární město Zlín osobní údaje nepředává do třetí země nebo mezinárodní organizaci.

6. Po jakou dobu jsou osobní údaje ukládány?

Osobní údaje jsou uloženy po dobu, kterou stanoví příslušné právní předpisy, pokud takové zpracování ukládají. V ostatních případech je doba uložení osobních údajů stanovena jako doba nezbytná k plnění úkolů, k uplatnění práv subjektů údajů nebo oprávněných zájmů, práv nebo oprávněných zájmů správce nebo třetích osob nebo jako doba potřebná k obhajobě právních nároků. Dobu uložení osobních údajů rovněž stanoví příslušné požadavky Evropské unie, zejména v oblasti poskytování dotací. Při stanovení doby uložení osobních údajů jsou zohledněny veškeré aspekty daného zpracování a zájmy subjektů údajů, příp. oprávněné zájmy třetích stran, zejména, aby byly osobní údaje uchovávány jen po nezbytně nutnou dobu.

Doba uložení osobních údajů vyplývá ze spisového řádu a spisového a skartačního plánu, který je pravidelně revidován a aktualizován. Jednotlivé doby uložení jsou projednávány s místně příslušným okresním archivem.

7. Jakým způsobem zajišťuje statutární město Zlín ochranu osobních údajů – tzv. technická a organizační opatření?

Statutární město Zlín zpracovává osobní údaje v písemné (tzn. v listinné/analogové nebo elektronické/digitální) podobě nebo v podobě automatizovaného zpracování osobních údajů. Osobní údaje jsou pod stálou fyzickou a elektronickou kontrolou a statutární město Zlín aplikuje kontrolní, technické a bezpečnostní mechanismy zajišťující maximální možnou ochranu zpracovávaných údajů před neoprávněným přístupem nebo přenosem, před jejich ztrátou nebo zničením, jakož i před jiným možným zneužitím.

Zaměstnanci a jiné osoby, které s osobními údaji osob přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvně převzatých povinností, jsou vázáni zákonnou povinností mlčenlivosti (§ 303 odst. 2 písm. b) zákoníku práce, § 16 odst. 1 písm. j) zákona o úřednících samosprávných celků).

Formy zabezpečení osobních údajů:

a) listinné osobní údaje (analogové dokumenty) – politika čistého stolu, uzamykatelný nábytek s dokumenty obsahujícími osobní údaje,

b) elektronicky zpracovávané osobní údaje (digitální dokumenty) – bezpečnostní směrnice IT (pro správce i uživatele), pravidla přihlašování do jednotlivých aplikací,

c) automatizované zpracování osobních údajů – bezpečnostní směrnice IT (pro správce i uživatele), pravidla přihlašování do jednotlivých aplikací.

8. Jaké jsou možnosti osob ve vazbě na zpracování a předávání osobních údajů?

a) transparentnost informací

Zásada transparentnosti ukládá statutárnímu městu Zlín, aby všechny informace určené veřejnosti nebo subjektu údajů byly stručné, snadno přístupné a srozumitelné, podávané za použití jasných a jednoduchých jazykových prostředků a ve vhodných případech navíc i vizualizace. Informace určeny veřejnosti jsou poskytovány mj. i způsobem umožňujícím dálkový přístup, tj. prostřednictvím internetových stránek.

b) informace při získání osobních údajů

V okamžiku získání osobních údajů statutární město Zlín poskytuje subjektu údajů totožnost a kontaktní údaje správce, kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů, informace o účelu zpracování, právním základu pro zpracování, oprávněných zájmech v případě, že je zpracování založeno na čl. 6 odst. 1 písm. f) a případném příjemci nebo kategorie příjemců osobních údajů.

Dále jsou poskytovány tyto informace:

• doba, po kterou budou osobní údaje uloženy;
• existence práva požadovat od statutárního města Zlína přístup k osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, a práva vznést námitku proti zpracování, jakož i práva na přenositelnost údajů;
• pokud je zpracování založeno na souhlasu, existence práva odvolat kdykoli souhlas, aniž je tím dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním;
• existence práva podat stížnost u dozorového úřadu;
• skutečnost, zda poskytování osobních údajů je zákonným či smluvním požadavkem, nebo požadavkem, který je nutné uvést do smlouvy, a zda má subjekt údajů povinnost osobní údaje poskytnout, a ohledně možných důsledků neposkytnutí těchto údajů.

Pokud nejsou osobní údaje získány od subjektu údajů, informuje statutární město Zlín subjekt údajů, z jakého zdroje jsou osobní údaje získávány.

Pro výše uvedené účely je subjekt údajů informován tímto sdělením.

Informace o účelech zpracování osobních údajů jsou přístupné na jednotlivých útvarech statutárního města Zlína.

c) uplatnění práva vznést námitku

Subjekt údajů má z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace právo kdykoli vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se jej týkají. Statutární město Zlín osobní údaje dále nebude zpracovávat, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

d) právo na opravu

Subjekt údajů má právo na to, aby statutární město Zlín bez zbytečného odkladu opravilo nepřesné osobní údaje, které se ho týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování má subjekt údajů právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

e) právo výmaz („právo být zapomenut“)

Subjekt údajů má právo na to, aby statutární město Zlín bez zbytečného odkladu vymazalo osobní údaje, které se daného subjektu údajů týkají, a má povinnost osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazat, pokud je dán jeden z těchto důvodů:

• osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány,
• subjekt údajů odvolá souhlas, na jehož základě byly údaje zpracovány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování,
• subjekt údajů vznese námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování,
• osobní údaje byly zpracovány protiprávně,
• osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Unie nebo členského státu, které se na statutární město Zlín vztahuje,

Právo na výmaz se neuplatní, pokud je zpracování nezbytné

• pro výkon práva na svobodu projevu a informace,
• pro splnění právní povinnosti, jež vyžaduje zpracování podle práva Unie nebo členského státu, nebo pro splnění úkolu provedeného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je správce pověřen,
• pro účely archivace ve veřejném zájmu,
• pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

f) právo na na přístup k informacím (viz bod č. 9)

Přehled práv subjektu údajů dle zákonnosti zpracování je zde.

9. Přístup osob k osobním údajům a povinnosti statutárního města Zlína

Subjekt údajů má právo získat potvrzení, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním údajům a k následujícím informacím:

• účely zpracování;
• kategorie dotčených osobních údajů;
• příjemci nebo kategorie příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, zejména příjemci ve třetích zemích nebo v mezinárodních organizacích;
• plánovaná doba, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá ke stanovení této doby;
• existence práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování a nebo vznést námitku proti tomuto zpracování;
• právo podat stížnost u dozorového úřadu;
• veškeré dostupné informace o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů;

Statutární město Zlín poskytne na žádost oprávněné osoby bezplatně kopii zpracovávaných osobních údajů. Za další kopie na žádost subjektu údajů a v případě zjevně nedůvodných, nepřiměřených a opakujících se žádostí lze požadovat po žadateli úhradu administrativních nákladů souvisejících s vyřizováním žádosti; pro určení výše těchto nákladů se obdobně použije sazebník úhrad nákladů při poskytování informací dle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím.

Jestliže subjekt údajů podává žádost v elektronické formě, poskytnou se informace v elektronické formě, která se běžně používá, pokud subjekt údajů nepožádá o jiný způsob. Viz informace v bodě č. 10.

10. Kontaktní informace pro uplatnění práv subjektu údajů

Informaci o tom, jaké osobní údaje o osobách statutární město Zlín zpracovává, lze vyžádat prostřednictvím podatelny statutárního města Zlína nebo jiným, způsobem dále uvedeným.

Informace podle čl. 13 a 14 Nařízení a veškerá sdělení a veškeré úkony podle čl. 15 až 22 a 34 Nařízení se poskytují a činí bezplatně. Jsou-li žádosti podané subjektem údajů zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména protože se opakují, může správce buď:

a) uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů; nebo

b) odmítnout žádosti vyhovět.

Pokud osoby zjistí nebo se domnívají, že při zpracování osobních údajů došlo ze strany statutárního města Zlína k porušení jejich práv či k porušení povinností stanovených Nařízením, můžou se domáhat nápravy s využitím všech prostředků, které jim k tomu platná právní úprava poskytuje (např. čl. 14 až 19 Nařízení).

Se svými podněty se můžou osoby obrátit přímo na dozorový úřad.

Uplatňování práva na přístup k osobním údajům, opravu a výmaz, podání námitek proti zpracování osobních údajů, odvolání souhlasu či změnu jeho rozsahu lze některým z následujících způsobů:

• při osobním jednání se správcem osobních údajů (vedoucí odborů/útvarů),
• e-mailovou zprávou na adresu posta@zlin.eu,
• do datové schránky ID: 5ttb7bs,
• podáním písemné žádosti na adresu správce osobních údajů,
• žádostí podanou písemně u pověřence pro ochranu osobních údajů – viz kontaktní údaje zde.

V případě pochybnosti o totožnosti osoby, která podává žádost podle článků 15 až 21 Nařízení, správce požádá o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení totožnosti.

Ověření totožnosti se provádí zpravidla legalizací (úředním ověřením podpisu), nahlédnutím do průkazu totožnosti nebo jiného dokladu, ze kterého lze osobu dodatečně identifikovat.

V případě nedoložení totožnosti osoby je žádost odmítnuta.